Materialausschreibung
Material ausschreiben, statt Preise nachverhandeln.
Hygienepapier, Reinigungschemie, Textilwäsche, Reinigungsmaschinen mit Robotik, Arbeitskleidung: Wer sein Sortiment einmal ordentlich ausschreibt, verhandelt danach nicht mehr jedes Jahr über dieselben Artikel. Wir setzen das Verfahren so auf, dass am Ende Angebote vorliegen, die sich Position für Position vergleichen lassen.
Schema · Ablauf einer Sortimentsausschreibung viele Einzelpreise → ein Rahmenvertrag
Der Anlass
Warum vier Preise für dasselbe Papierhandtuch kein Preisproblem sind.
Wenn derselbe Artikel an vier Standorten zu vier Konditionen im Regal liegt, hat niemand schlecht verhandelt. Es fehlt schlicht die gemeinsame Grundlage: eine Liste, die für alle Standorte gilt, und eine Beschreibung, die für alle Lieferanten dieselbe ist.
Eine Ausschreibung stellt genau diese Grundlage her. Sie zwingt dazu, den Bedarf einmal vollständig aufzuschreiben, welche Artikel, in welcher Qualität, in welcher Menge, an welchen Standorten. Das ist die eigentliche Arbeit. Der Preisvergleich danach ist der leichtere Teil.
Der Unterschied zur jährlichen Nachverhandlung: Dort diskutieren Sie über Prozente auf einen Preis, den Sie nicht hergeleitet haben. Hier legen Sie fest, was Sie brauchen, und lassen den Markt darauf antworten.
Was wir erstellen
Die Unterlagen.
Je nach Auftrag einzelne Bausteine oder das vollständige Paket. Alle Papiere sprechen von Artikeln, nicht von Flächen, Frequenzen oder Personalansätzen.
Artikel- und Bedarfsliste
Je Warengruppe: welche Artikel tatsächlich gebraucht werden, an welchem Standort, in welcher Menge über zwölf Monate. Die Liste, ohne die jeder weitere Preis geraten ist.
Technische Artikelbeschreibung
Grammatur, Blattzahl, Spenderkompatibilität, Gebindegröße, Umweltkennzeichen. So formuliert, dass mehrere Hersteller anbieten können, und trotzdem nur passt, was passt.
Bietertabelle auf Artikelebene
Eine Zeile je Artikel, mit fest vorgegebener Mengengerüst-Spalte. Anbieter tragen nur Preise ein und ändern nichts an der Struktur. Sonst vergleicht man am Ende Tabellen statt Angebote.
Bewertungskriterien neben dem Preis
Logistik und Lieferzeit, Mindestbestellwert, Einweisung und Schulung des Reinigungspersonals, Nachhaltigkeitsnachweise. Vorab festgelegt und gewichtet, nicht nachträglich begründet.
Rahmenvertragsentwurf
Laufzeit, Preisbindung und Preisanpassung, Lieferbedingungen, Ansprechpartner, Sortimentspflege. Fachlich vorbereitet, juristisch von Ihrer Seite zu prüfen.
Ablauf
In fünf Schritten zum Rahmenvertrag.
Sortiment aufnehmen
Alle Artikel, alle Lieferanten, alle Konditionen, alle Verbräuche über zwölf Monate, standortweise zusammengeführt. Meistens ist das die erste Datei, in der wirklich alles steht.
Grundlage: Rechnungsdaten und Artikelumsätze
Bedarf und Zielsortiment klären
Was wird gebraucht, was ist Gewohnheit? Wo lohnt sich die höhere Qualität, weil der Verbrauch sinkt? Am Ende steht eine gestraffte Liste, und die Entscheidung, welche Spendersysteme künftig gelten.
Ergebnis: ein Zielsortiment statt einer Wunschliste
Markt ansprechen
Hersteller und Fachhandel erhalten dieselben Unterlagen und dieselbe Frist. Wir fragen gezielt auch Anbieter an, die Sie bisher nicht auf dem Schirm hatten, hersteller- und handelsneutral, ohne Vorauswahl nach Gewohnheit.
Ergebnis: Angebote auf gleicher Grundlage
Angebote auf Artikelebene vergleichen
Rechnerische Prüfung auf die tatsächliche Verbrauchseinheit, fachliche Beurteilung der angebotenen Artikel, Bewertung der Nebenkriterien. Sie sehen jede Anfrage, jedes Angebot und jede Bewertung.
Ergebnis: eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage
Rahmenvertrag und Controlling
Vertrag schließen, Artikelstämme und Bestellwege umstellen, danach Preise und Verbräuche laufend prüfen. Ohne diesen Schritt ist nach zwei Jahren wieder der Zustand erreicht, mit dem alles anfing.
Weiter bei:
LieferantenmanagementDer Kern
Der Preis je Karton sagt nichts.
Materialangebote sind schwerer zu vergleichen, als der erste Blick vermuten lässt, und genau deshalb lohnt sich die Ausschreibung. Vier Größen entscheiden darüber, ob zwei Preise überhaupt dieselbe Frage beantworten:
- Gebinde. Karton, Sack, Rolle, Kanister, jeder Anbieter rechnet in seiner Einheit. Erst die Umrechnung auf eine gemeinsame Bezugsgröße macht die Zeile lesbar.
- Ergiebigkeit. Ein Papierhandtuch, von dem zwei statt eines gezogen werden, ist nicht das günstigere, egal was der Karton kostet.
- Dosierung. Bei Reinigungschemie zählt nicht der Literpreis des Konzentrats, sondern der Preis je Liter Gebrauchslösung, also erst nach der Verdünnung.
- Verpackungseinheit. Mindestabnahmen und Palettengrößen entscheiden mit darüber, was am Standort tatsächlich ankommt und was im Lager steht.
Deshalb rechnen wir jedes Angebot auf die Verbrauchseinheit um: je 1.000 Blatt, je Liter Gebrauchslösung, je Betriebsstunde. Erst danach wird verglichen. Das ist der Punkt, an dem sich Angebote regelmäßig anders sortieren als vorher gedacht.
Diese Seite behandelt den Einkauf von Ware: Reinigungs- und Hygieneartikel, Chemie, Maschinen, Ausstattung. Verbrauchsmaterial und Investitionsgüter also, nicht Dienstleistung. Wenn Sie dagegen die Reinigungsdienstleistung vergeben wollen, geht es um Flächen, Frequenzen, Leistungswerte und Stundenverrechnungssätze, um Raumbuch, Leistungsverzeichnis und Wertungsmatrix, und bei öffentlichen Auftraggebern um ein Vergabeverfahren nach Vergaberecht. Das ist ein anderes Handwerk, und wir machen es auch. Zur Ausschreibungsbegleitung im Consulting
Aus der Praxis
Was Auftraggeber vorher wissen wollen.
Wann sich der Aufwand lohnt
Sobald mehrere Standorte, mehrere Lieferanten oder gewachsene Sortimente zusammenkommen. Ob es sich rechnet, zeigt die kostenlose Potenzial-Analyse anhand Ihrer Einkaufsstatistiken, bevor größerer Aufwand entsteht. Wenn es sich nicht lohnt, sagen wir das.
Der Zeitplan hängt an den Daten, nicht am Verfahren
Der Zeitfresser ist selten das Verfahren, sondern die Beschaffung belastbarer Verbrauchsdaten. Liegen Artikelumsätze und Lieferantenliste vor, geht es zügig; müssen die Daten erst standortweise zusammengetragen werden, dauert allein dieser Schritt länger als der gesamte Rest. Einen belastbaren Zeitplan nennen wir, sobald wir die Datenlage gesehen haben.
Kein Wechselzwang
Eine Ausschreibung ist keine Kündigung, sondern eine Messung. In vielen Fällen bleibt der bisherige Lieferant, dann aber zu Konditionen und mit einem Sortiment, das beide Seiten hergeleitet haben statt fortgeschrieben. Für den Lieferanten ist das oft die bessere Grundlage als die jährliche Preisrunde.
Eigenschaften statt Fabrikate
Damit die Beschreibung nicht auf einen Hersteller zugeschnitten ist, beschreiben wir Eigenschaften: Grammatur, Blattzahl, Spenderkompatibilität, Gebindegröße statt der Artikelnummer eines Herstellers. sarikohn ist hersteller- und handelsneutral, nimmt keine Provision von Lieferanten an und handelt selbst nicht mit Reinigungs- oder Hygieneprodukten. Es gibt kein Sortiment, das wir Ihnen unterbringen müssten.
Montierte Spender gehören in die Aufnahme
An diesem Punkt entscheidet sich eine Materialausschreibung häufiger als am Preis. Wer Spender kostenlos gestellt bekommen hat, ist beim Nachschub oft an ein System gebunden. Wir nehmen deshalb vorab auf, welche Systeme montiert sind, und rechnen den Umstellungsaufwand mit, statt ihn im zweiten Jahr zu entdecken.
Sortiment prüfen lassen.
Ein Auszug Ihrer Bestellungen der letzten zwölf Monate genügt. Die Potenzial-Analyse ist kostenfrei, unverbindlich und vertraulich, und sie sagt Ihnen auch, wenn sich eine Ausschreibung nicht lohnt.
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