Fehler 01 Ausschreiben ohne Bestandsaufnahme
Der bestehende Vertrag wird als Grundlage genommen, weil er ja schon einmal gerechnet wurde. Nur ist er meist über Jahre gewachsen: Flächen kamen dazu, Nutzungen änderten sich, Nachträge wurden mündlich vereinbart.
Was hilft: Vor der Ausschreibung einmal vollständig aufnehmen. Flächen, Raumarten, Nutzung, Beschwerdelage. Der Aufwand von wenigen Tagen ist die beste Investition des gesamten Verfahrens, weil er alle Folgefehler verhindert.
Fehler 02 Flächen aus alten Plänen übernehmen
Bestandspläne und Realität weichen häufig ab. Umbauten, Trennwände, umgewidmete Räume. Deutliche Abweichungen sind keine Seltenheit.
Was hilft: Stichproben vor Ort messen und die Pläne gegenprüfen. Wenn Sie mit falschen Flächen ausschreiben, ist das gesamte Angebot falsch, und der Anbieter wird die Differenz nach Vertragsbeginn als Nachtrag geltend machen. Zu Recht.
Fehler 03 Qualität mit Adjektiven beschreiben
„Einwandfrei“, „gepflegt“, „besenrein“, „in ordnungsgemäßem Zustand“. Diese Formulierungen fühlen sich klar an, sind aber nicht prüfbar. Im Streitfall haben Sie nichts in der Hand.
Was hilft: Beschreiben Sie Tätigkeiten und Ergebnisse. Statt „Sanitärbereiche einwandfrei halten“: welche Objekte, wie oft, mit welchem Ergebnis, mit welcher Kontrolle. Ein Satz mehr im Leistungsverzeichnis spart ein Jahr Diskussion.
Fehler 04 Nur der Preis wird gewertet
Bei reiner Preiswertung gewinnt regelmäßig, wer am optimistischsten kalkuliert hat. Das ist kein Vorwurf an die Anbieter, es ist die logische Folge der Spielregeln, die Sie gesetzt haben.
Was hilft: Wertungskriterien neben dem Preis, mit nachvollziehbarer Punktvergabe: Qualitätssicherungskonzept, Personal- und Objektstartkonzept, Erreichbarkeit, Nachweise und Qualifikation der Objektleitung. Wichtig ist, dass diese Kriterien prüfbar formuliert sind. Sonst bewerten Sie Prosa.
Fehler 05 Keine eigene Auftragswertschätzung
Wenn die Angebote eingehen, fehlt der Maßstab. Ist das günstigste zu billig oder das teuerste zu teuer? Ohne eigene Rechnung ist das nicht zu entscheiden.
Was hilft: Vor der Veröffentlichung selbst durchrechnen: Flächen, realistische Leistungswerte, tariflicher Stundenverrechnungssatz. Diese Zahl bleibt intern und ist Ihr wichtigstes Prüfinstrument.
Fehler 06 Rahmenbedingungen bleiben offen
Zugangszeiten, Schlüsselverwaltung, Aufenthalts- und Lagerräume, Wasser- und Stromanschlüsse, Materialstellung, Entsorgung, Parkmöglichkeiten. Alles Dinge, die den Aufwand erheblich beeinflussen und trotzdem regelmäßig fehlen.
Was hilft: Ein eigener Abschnitt „Rahmenbedingungen“ in den Unterlagen. Was Sie dort nicht regeln, kalkuliert jeder Anbieter anders, und die Angebote werden unvergleichbar, ohne dass Sie es sehen.
Fehler 07 Sonderleistungen vergessen
Grundreinigung, Glasreinigung, Bauschlussreinigung, Winterdienst, Sonderaufträge nach Bedarf. Wenn sie im Leistungsverzeichnis fehlen, kommen sie später als Einzelangebote, zu Preisen, die Sie dann nicht mehr im Wettbewerb vergeben.
Was hilft: Bedarfspositionen mit Einheitspreisen aufnehmen, auch wenn Sie sie nicht sicher abrufen werden. Sie kosten nichts, solange sie nicht beauftragt werden, und sichern Ihnen den Wettbewerbspreis.
Fehler 08 Keine Regeln für die Qualitätskontrolle
Es wird vereinbart, dass Qualität kontrolliert wird, aber nicht wie, wie oft, mit welchem Verfahren und mit welcher Folge bei Mängeln.
Was hilft: Ein Prüfverfahren benennen, etwa nach DIN EN 13549, mit Stichprobenumfang und Häufigkeit. Dazu ein Mängelverfahren mit Fristen. Beides gehört in die Unterlagen, nicht in ein späteres Gespräch, es beeinflusst die Kalkulation der Anbieter.
Fehler 09 Der Objektstart wird nicht geregelt
Der Vertrag beginnt am Ersten, und dann sieht man weiter. Personalübernahme, Einweisung, Schlüsselübergabe, Materialbereitstellung, Ansprechpartner, alles ungeklärt.
Was hilft: Ein Abschnitt zum Objektstart mit Fristen und Verantwortlichkeiten. Verlangen Sie ein Startkonzept als Teil des Angebots und werten Sie es mit. Die ersten sechzig Tage entscheiden über die gesamte Vertragslaufzeit.
Fehler 10 Zu wenig Zeit eingeplant
Die Ausschreibung startet drei Monate vor Vertragsende. Dann fehlt die Zeit für Bestandsaufnahme, für saubere Unterlagen, für eine ordentliche Wertung, und am Ende für den Objektstart.
Was hilft: Von hinten planen. Rechnen Sie für ein mittleres Verfahren vier bis sechs Monate bis zum Vertragsbeginn, bei europaweiten Verfahren mehr. Und legen Sie zwischen Zuschlag und Leistungsbeginn mindestens vier Wochen für die Übergabe.
Nehmen Sie Punkt 1. Fast alle anderen Fehler sind Folgefehler einer fehlenden Bestandsaufnahme: falsche Flächen, unklare Qualität, vergessene Sonderleistungen, fehlende Rahmenbedingungen. Wer weiß, was er hat, schreibt fast automatisch besser aus.
Was im Verfahren untergeht
Wie lange eine Ausschreibung dauert
Von der Bestandsaufnahme bis zum Vertragsbeginn sind vier bis sechs Monate realistisch, bei öffentlichen Verfahren länger. Der größte Zeitanteil entfällt nicht auf das Verfahren selbst, sondern auf die saubere Aufnahme von Flächen, Raumarten und Leistungsanforderungen.
Warum der Preis nicht das einzige Wertungskriterium sein sollte
Bei reiner Preiswertung gewinnt regelmäßig, wer am optimistischsten kalkuliert hat, mit Qualitätsproblemen und Nachverhandlungen als Folge. Sinnvoll sind zusätzliche Kriterien wie Qualitätssicherungskonzept, Objektstart, Personalkonzept und Nachweise, jeweils mit nachvollziehbaren Punkten hinterlegt.
Was in ein Leistungsverzeichnis gehört
Raumbuch mit Flächen und Raumarten, Leistungsart je Raumart, Frequenzen, Qualitätsniveau mit prüfbarer Definition, Sonderleistungen als Bedarfspositionen, Rahmenbedingungen wie Zugangszeiten und Materialstellung sowie die Grundlagen der Qualitätskontrolle, etwa nach DIN EN 13549.
Ob der bisherige Dienstleister bevorzugt werden darf
Wertungskriterien müssen für alle gleich gelten. Wissen über das Objekt darf nicht als Kriterium formuliert werden, wohl aber ein überzeugendes Objektstartkonzept, das der Bestandsanbieter naturgemäß leichter liefern kann. Ob Ihr konkretes Vorgehen vergaberechtlich zulässig ist, klären Sie mit einer Kanzlei; das ist Rechtsberatung und nicht Gegenstand dieses Beitrags.