- Bereich
- Consulting
- Gegenstand
- Ausschreibungsbegleitung
- Grundlage
- DIN EN 13549
Vom Raumbuch bis zum Zuschlag.
Wir begleiten Ihr Vergabeverfahren fachlich von der ersten Begehung bis zur Entscheidung, und liefern die Unterlagen, mit denen Angebote am Ende tatsächlich vergleichbar sind.
Warum Vergaben scheitern
Der Fehler passiert vor der Veröffentlichung.
Wenn zehn Anbieter dieselben Unterlagen erhalten und die Angebote um den Faktor zwei auseinanderliegen, ist das kein Zeichen für lebhaften Wettbewerb. Es ist ein Zeichen dafür, dass die Unterlagen zu viel offengelassen haben.
Denn dann rechnet jeder Anbieter mit eigenen Annahmen: andere Flächen, andere Leistungswerte, andere Frequenzen, ein anderes Verständnis von „gründlich“. Der günstigste hat nicht am effizientesten gearbeitet, sondern am optimistischsten angenommen.
Unsere Aufgabe ist, diesen Spielraum zu schließen: nicht durch mehr Seiten, sondern durch präzisere.
Verfahrensablauf
Leistungsumfang
Was wir erstellen und prüfen.
Einzeln beauftragbar oder als vollständige Begleitung.
Bestandsaufnahme und Raumbuch
Begehung aller Liegenschaften, Aufnahme von Flächen, Raumarten, Bodenbelägen, Ausstattung und Nutzungsintensität. Wo Bestandspläne vorhanden sind, prüfen wir sie gegen die Wirklichkeit. Deutliche Abweichungen sind keine Seltenheit.
Leistungsbeschreibung und -verzeichnis
Was in welcher Raumart wie oft geleistet wird, in prüfbarer Sprache. Dazu die Positionsstruktur, in die Anbieter ihre Preise eintragen, inklusive Sonderleistungen, Bedarfspositionen und Regelungen für Nachträge.
Auftragswertschätzung
Wir rechnen vor der Ausschreibung selbst durch, was die Leistung realistisch kostet: Leistungswerte je Raumart, Stundenbedarf, Stundenverrechnungssatz nach geltendem Tarif. Diese Zahl ist Ihr Maßstab, wenn die Angebote eingehen.
Wertungssystematik
Kriterien, Gewichtung und Punktvergabe, so formuliert, dass die Bewertung nachvollziehbar dokumentiert werden kann.
Angebotsprüfung
Rechnerisch und fachlich: Welcher Leistungswert steckt hinter dem Preis? Ist der Stundenansatz mit dem Tarif und dem Mindestlohn vereinbar? Wo fehlen Positionen, wo wurde spekulativ kalkuliert?
Bietergespräche und Übergabe
Fachliche Begleitung von Objektbesichtigungen und Aufklärungsgesprächen, Dokumentation der Entscheidung und Übergabe an die Objektstartplanung.
Der vollständige Leistungskatalog
Einzeln beauftragbar. Was davon gebraucht wird, hängt vom Verfahren ab, die Liste ist keine Paketvorgabe, sondern der Rahmen, aus dem wir zusammenstellen.
Was wir erstellen
- Komplette Vorkalkulation, die in die Auftragswertschätzung übergeht
- Geschützte Excel-Bietertabellen
- Flächenkalkulation einschließlich Bedarfs-, Sonder- und Zusatzreinigungen
- Plausibel prüfbare Kalkulationen der Stundenverrechnungssätze
- Plausibel prüfbare Objektleiter- und Vorarbeiterkalkulationen
- Plausibel prüfbare Kalkulationen der Reinigungs-Chemiekosten
- Plausibel prüfbare kalkulatorische Abschreibung von Investitionsgütern
- Stundenverrechnungssätze für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit
- Umfängliche individuelle Leistungsbeschreibungen für jedes Los
- Leistungsverzeichnisse, als Erstellung oder als Vorschlag zur Prüfung
Was wir erarbeiten
- Projektbezogene Qualitätsmanagementsysteme
- Individuelle besondere Vertragsbedingungen
- Individuelle umfängliche Vertragsentwürfe
- Konzeptbausteine zur Leistungsbewertung des Bieters: Qualitätsmesssysteme, Arbeitsschutz-, Ausführungs- und Umweltschutzkonzepte
- Wertungsstufen zur vergaberechtlichen Prüfung
Die Vertragsentwürfe bereiten wir fachlich vor. Die rechtliche Prüfung und Formulierung gehört in die Hände einer Kanzlei, siehe die Abgrenzung auf der Consulting-Übersicht.
Rechte an den Unterlagen
Was wir erstellen, gehört Ihnen.
An allen von uns erstellten Unterlagen erhalten Sie ein unbefristetes, uneingeschränktes Nutzungsrecht, auch zur Weitergabe und Änderung. Raumbuch, Leistungsverzeichnis, Kalkulationen und Bietertabellen können Sie bei der nächsten Ausschreibung wiederverwenden, intern anpassen oder weitergeben, ohne uns zu fragen und ohne uns erneut zu beauftragen.
Für Sie entstehen dadurch keine Folgekosten aus Lizenzmodellen. Wo Unterlagen lizenziert statt übergeben werden, zahlt der Auftraggeber bei jeder Wiederverwendung erneut, und steht bei der nächsten Runde wieder beim selben Berater. Uns ist die umgekehrte Richtung lieber.
Prüfbar formulieren
Der Unterschied, um den es geht.
Die linke Spalte findet sich in vielen Leistungsverzeichnissen. Die rechte lässt sich im Streitfall belegen.
| Statt so | Besser so |
|---|---|
| „Sanitärbereiche sind in einwandfreiem Zustand zu halten.“ | „Sanitärbereiche: tägliche Reinigung aller Sanitärobjekte, Armaturen, Spiegel und Böden; Nachfüllen aller Spender; sichtbare Verschmutzungen an Wandflächen bis 1,80 m entfernen; Kontrollgang je Nutzungstag zusätzlich nachmittags.“ |
| „Böden regelmäßig reinigen.“ | „Bodenbelag Linoleum, Verkehrsflächen: Nassreinigung an fünf Werktagen; textile Beläge Büro: Saugen an drei Werktagen, Fleckentfernung nach Bedarf, Grundreinigung einmal jährlich.“ |
| „Der Auftragnehmer stellt qualifiziertes Personal.“ | „Objektleitung mit nachgewiesener Qualifikation (Meister, Fachwirt oder geprüfte Objektleitung), Erreichbarkeit werktags 7–17 Uhr, Vertretungsregelung schriftlich, Wechsel der Objektleitung ist anzuzeigen.“ |
| „Qualität wird regelmäßig kontrolliert.“ | „Qualitätskontrolle nach DIN EN 13549: monatliche Stichprobe, Umfang und Annahmezahlen nach vereinbartem Prüfplan, gemeinsame Begehung, Protokoll mit Mängelfristen.“ |
Präzise Leistungsverzeichnisse führen häufig zu höheren Angeboten, weil die Anbieter nun rechnen, was tatsächlich nötig ist, statt zu hoffen. Das ist kein Nachteil des Verfahrens, sondern sein eigentlicher Zweck: Sie sehen den echten Preis, bevor Sie unterschreiben, und nicht erst im ersten Nachtragsgespräch.
Zur Einordnung
Was sich einzeln beauftragen lässt.
- Auch nur die Bestandsaufnahme. Viele Auftraggeber starten mit Flächenaufnahme und Raumbuch, weil das die Grundlage für alles Weitere ist, auch für Verhandlungen mit dem bestehenden Dienstleister. Das Raumbuch gehört Ihnen und bleibt nutzbar, unabhängig davon, wie es weitergeht.
- Öffentliche Auftraggeber. Die fachlichen Bausteine — Raumbuch, Leistungsbeschreibung, Wertungskriterien, Angebotsprüfung — sind in öffentlichen Verfahren dieselben. Die vergaberechtliche Ausgestaltung verantwortet Ihre Vergabestelle oder eine Kanzlei; wir liefern zu.
- Ihr Aufwand. Am größten in der Bestandsaufnahme: Zugang zu den Liegenschaften, ein Ansprechpartner vor Ort, vorhandene Pläne und Verträge. Danach ist Ihr Aufwand überwiegend Abstimmung — Freigabe der Unterlagen und Entscheidung über die Wertungskriterien.
- Laufende Verfahren. Vor Angebotsöffnung meist übernehmbar. Danach ist der Spielraum gering: Was in der Leistungsbeschreibung fehlt, lässt sich nicht nachträglich hineinlesen. Wir prüfen dann die vorliegenden Angebote fachlich und sagen Ihnen, welches Risiko in welchem Angebot steckt.
Ausschreibung begleiten lassen.
Erzählen Sie uns, wie viele Liegenschaften es sind, wann der aktuelle Vertrag endet und was heute nicht funktioniert. Den Rest klären wir im Gespräch.
Für ein erstes Gespräch genügen Objektliste und bestehender Vertrag. Was uns fehlt, sagen wir Ihnen danach.