- Bereich
- Consulting
- Gegenstand
- Die Reinigungsdienstleistung
- Für
- Öffentliche und private Auftraggeber
- Grundlage
- DIN EN 13549
Vergaben, die im Betrieb bestehen.
Der Geschäftsbereich Consulting richtet sich sowohl an öffentliche als auch an privatwirtschaftliche Auftraggeber und umfasst die komplette fachliche Unterstützung des Vergabeprozesses, von der Leistungsbeschreibung bis zur Qualitätskontrolle nach DIN EN 13549.
Vergabeverfahren scheitern selten am Anbieter.
Warum das nötig ist
Wir setzen früher an.
Sie scheitern an drei Stellen: an einer Leistungsbeschreibung, die Interpretationsspielraum lässt. An einer Wertung, die nur den Preis kennt. Und an einer Übergabe, die es nicht gab.
Das Muster ist immer gleich. Die ersten Wochen laufen schwierig, weil der neue Dienstleister das Objekt noch nicht kennt. Nach drei Monaten liegt das Personal oft weit unter den tatsächlich kalkulierten Stunden. Nach sechs Monaten kommen die ersten Beschwerden, und niemand kann belegen, was eigentlich vereinbart war, weil im Vertrag „in gepflegtem Zustand“ steht.
Wenn eine Leistung prüfbar beschrieben ist, wenn die Kalkulation dahinter realistisch ist, wenn von Anfang an ein tägliches Qualitätsmanagement eingerichtet wird und wenn jemand die Dienstleistungssteuerung übernimmt, entsteht dieses Muster gar nicht erst.
Der rote Faden
Fünf Stationen, an denen Qualität entsteht oder verloren geht.
Eine Reinigungsleistung nimmt immer denselben Weg: Sie wird definiert, ausgeschrieben, vergeben, von Menschen erbracht und geprüft. Die meisten Auftraggeber steigen an einer Stelle ein und merken erst später, dass das eigentliche Problem eine Station davor liegt. Drei der fünf Stationen verantworten wir im Consulting, eine in der Akademie. Die Station „Einkauf absichern“ zeigt, wo der Materialeinkauf danebensteht: Er ist ein eigener Vorgang, kein Schritt in diesem Weg.
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Standards festlegen
Was genau soll wie sauber sein, und woran misst man das? Ohne prüfbare Definition gibt es später keinen Maßstab für Reklamationen.
Consulting -
Sauber ausschreiben
Leistungsverzeichnis, Raumbuch, Wertungskriterien. Hier entscheidet sich, ob die eingehenden Angebote überhaupt vergleichbar sind.
Consulting -
Einkauf absichern
Das Material, mit dem gereinigt wird, kauft ein anderer Vorgang ein: die Beschaffung. Sie gehört nicht in das Vergabeverfahren, sollte aber daneben stimmen. Sonst spart man am Reinigungsvertrag und zahlt beim Verbrauchsmaterial drauf.
Beschaffung -
Menschen befähigen
Objektleitungen entscheiden täglich über Qualität. Wer sie nicht ausbildet, hat einen guten Vertrag und trotzdem ein schlechtes Objekt.
Akademie -
Qualität prüfen
Objektstart, Qualitätsgespräche, Kontrollen nach DIN EN 13549. Die Phase, die am häufigsten übersprungen wird.
Consulting
Drei Kernleistungen
Wo wir arbeiten.
Ausschreibungsbegleitung
Bestandsaufnahme, Raumbuch, Leistungsverzeichnis, Auftragswertschätzung, Wertungsmatrix, Angebotsprüfung. Von der ersten Begehung bis zum Zuschlag.
Zur AusschreibungsbegleitungDienstleistersteuerung
Objektstartplanung, Qualitätssicherungsgespräche, Kontrollen nach DIN EN 13549, Reklamationsmanagement. Die Phase, die über die tatsächliche Qualität entscheidet.
Zur DienstleistersteuerungReorganisation & Wirtschaftlichkeit
Ist-Analyse, Nachkalkulation, neue Reinigungssysteme, Ergonomie, Amortisationsrechnung. Für Betriebe, bei denen die Zahlen nicht mehr aufgehen.
Zur ReorganisationAbgrenzung
Was wir tun — und was wir bewusst nicht tun.
Diese Trennung ist uns wichtig, weil sie in der Beratungslandschaft häufig verschwimmt.
Fachliche Beratung — das ist unsere Arbeit
- Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis, Raumbuch
- Kalkulation, Leistungswerte, Stundenverrechnungssätze
- Fachliche Wertungskriterien und deren Gewichtung
- Qualitätssicherungssysteme und Kontrollverfahren
- Objektstart, Einweisung, Dienstleistersteuerung
- Wirtschaftlichkeits- und Amortisationsrechnungen
Rechtsberatung — dafür brauchen Sie eine Kanzlei
- Wahl und Rechtmäßigkeit der Verfahrensart
- Fristen, Bekanntmachung, Vergaberechtskonformität
- Umgang mit Rügen und Nachprüfungsverfahren
- Vertragsrechtliche Prüfung und Formulierung
- Arbeitsrechtliche Fragen beim Betriebsübergang
Wir sagen früh, wo diese Grenze verläuft. Für sämtliche rechtlichen Angelegenheiten werden wir von einer Berliner Anwaltskanzlei mit einem Fachanwalt für Vergaberecht unterstützt.
Rechte an den Unterlagen
Was wir erstellen, gehört Ihnen.
An allen von uns erstellten Unterlagen erhalten Sie ein unbefristetes, uneingeschränktes Nutzungsrecht, auch zur Weitergabe und Änderung. Sie können Raumbuch, Leistungsbeschreibung, Kalkulationen und Wertungsunterlagen für die nächste Runde weiterverwenden, an einen anderen Dienstleister weitergeben oder intern anpassen, ohne uns zu fragen.
Für Sie entstehen dadurch keine Folgekosten aus Lizenzmodellen. Das ist keine Selbstverständlichkeit: Wo Unterlagen lizenziert statt übergeben werden, zahlt der Auftraggeber bei jeder Wiederverwendung erneut, und ist bei der nächsten Ausschreibung wieder auf denselben Berater angewiesen.
Uns ist die umgekehrte Richtung lieber. Wenn Sie beim nächsten Mal wiederkommen, soll das eine Entscheidung sein und keine Abhängigkeit.
Der Lebenszyklus
Qualität entsteht in vier Phasen.
Was ist heute wirklich vereinbart?
Vertrag, Leistungsverzeichnis, tatsächliche Flächen, gelebte Praxis und Beschwerdelage liegen in vielen Objekten weit auseinander. Erst wenn das Delta sichtbar ist, lässt sich entscheiden, ob nachgesteuert oder neu vergeben wird.
Vergleichbarkeit herstellen.
Raumbuch, prüfbare Leistungsdefinition, realistische Kalkulationsgrundlage und eine Wertung, die mehr kennt als den Preis. Hier wird über die nächsten Jahre entschieden.
Die ersten sechzig Tage.
Personalübernahme, Einweisung, Materialbereitstellung, Kontrollpunkte, Ansprechpartner. Was in dieser Phase nicht geregelt wird, wird später verhandelt, meist zu Ihren Lasten.
Kontrollieren, ohne zu schikanieren.
Regelmäßige Qualitätsgespräche, stichprobenhafte Kontrollen nach anerkanntem Verfahren, dokumentierte Mängel mit Fristen. Das Ziel ist nicht die Sanktion, sondern ein Vertrag, über den man sich nicht streiten muss.
Zur Einordnung
Wo unsere Zuständigkeit endet.
- Fachlich, nicht rechtlich. Wir beraten zu Leistungsbeschreibung, Kalkulation, Wertungskriterien, Qualitätssicherung und Dienstleistersteuerung. Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes, etwa zur Vergaberechtskonformität eines Verfahrens, gehört in die Hände einer Kanzlei.
- Vor dem Leistungsverzeichnis, nicht danach. Am wirksamsten ist die Beratung, bevor geschrieben wird. Wer das Verfahren erst nach Angebotseingang prüfen lässt, kann meist nur noch reparieren, was in der Leistungsbeschreibung angelegt ist.
- Der Zuschlag ist nicht das Ende. Über die tatsächliche Qualität entscheidet die Phase danach: Objektstartplanung, Einweisung, Qualitätssicherungsgespräche und Kontrollen nach DIN EN 13549. Genau dort brechen die meisten Verträge ein, nicht im Verfahren.
- Eine Seite je Verfahren. Wir begleiten Auftraggeber, öffentliche wie privatwirtschaftliche: Vergabeunterlagen erstellen, Verfahren begleiten, Qualität danach sichern. Einen Auftrag, bei dem ein Interessenkonflikt bestünde, nehmen wir nicht an.
- Preis nach Umfang, Erstgespräch kostenfrei. Eine Nachkalkulation für ein Objekt ist etwas anderes als ein vollständiges Vergabeverfahren für zwanzig Liegenschaften. Nach einem Erstgespräch nennen wir einen Festpreis oder einen klar begrenzten Aufwandsrahmen.
Passt dazu
Weiter bei sarikohn.
Lassen Sie uns auf Ihr Objekt schauen.
Ein Vertrag, ein Leistungsverzeichnis oder eine Beschwerdelage reichen als Ausgangspunkt. Nach dreißig Minuten wissen Sie, wo das Problem sitzt.
Das Erstgespräch ist kostenfrei.